Armando Trivellato, vicepresidente Iberia e Italia de Polycom

¿Sabemos cómo debemos comportarnos en una videoconferencia?

Comparada con otras tecnologías omnipresentes en nuestra sociedad, como los teléfonos móviles, el correo electrónico y la mensajería de texto, las conferencias por video todavía no cuentan hoy en día todavía con unas reglas de etiqueta definidas y aceptadas por todos. No existen esas formas presentes  en muchos países desde hace bastante tiempo, como el uso del “¿Hello?” o el “Dígame” que decimos cuando contestamos al teléfono, o esas nuevas maneras de responder a los mensajes utilizando acrónimos, como el “LOL” de los anglosajones cuando encuentran algo especialmente divertido en el texto. Muchos de los estándares que seguimos utilizando son herencias del pasado del mundo de la voz, donde callarse, no interrumpir y prestar atención (de manera bastante evidente) a la persona que habla, son normas aceptadas y bien establecidas de cortesía.

Pero a medida que vaya creciendo el uso de comunicación visual en tiempo real, iremos desarrollando unos nuevos estándares de comportamiento y etiqueta, y se instalarán en nuestro vocabulario y nuestra gestualidad habitual. Por mucho que empresas, responsables de productos y demás profesionales intenten dirigirnos, seremos los consumidores los que a final de todo terminaremos siguiendo nuestros “instintos colectivos” y determinando qué y cómo debemos comportarnos. Pero hasta que llegue ese momento  gracias a un despliegue masivo de equipos y aplicaciones en salas de conferencia, salas inmersivas o en nuestros propios equipos personales, ya sean pc’s, tabletas o smartphones, es bueno tener en cuenta una serie de elementos que nos ayuden a que nuestra experiencia con la videoconferencia sea positiva, sin olvidar a quien tenemos en el otro “extremo del hilo”.

  • Mira cómo te ves y te van a ver:
    Antes de la llamada es muy útil mirarnos y vernos, como cuando antes de salir de casa nos miramos en el espejo.  Asegurarnos que estamos correctamente enfocados, con la visibilidad adecuada y sin distracciones detrás de nosotros. No es mala idea que estamos correctamente sentados y nuestros ojos a la altura adecuada. ¿Quién no tiene historias divertidas que contar sobre esas famosas fotografías hechas en el “fotomatón” de la esquina?
    Sin embargo, la experiencia de la telepresencia inmersiva es completamente diferente, pues te encuentras en una sala con múltiples participantes y con la sensación de encontrarte justo al lado de tu interlocutor. Tenemos que asegurarnos, eso sí, que todos somos visibles dentro del encuadre.
  • “Sí, te oigo”:
    Lo siguiente que debemos tener en cuenta es el sonido y que el volumen es el adecuado, de tal forma que cuando nos conectemos, nuestra voz sea claramente audible y no estridente. También tenemos que asegurarnos que oímos con claridad. Como consejo a seguir, el volumen debe fijarse en la mitad o ligeramente por encima de la mitad, lo que te permitirá oír y ser oído con claridad
  • Estemos atentos:
    Una vez que el ángulo de la cámara ha sido determinado y la ventana con la imagen entrante nos muestra a nuestros interlocutores, tenemos que permanecer “centrados” en la conferencia. Mirar continuamente a la pantalla de nuestro ordenador, hablar por el móvil o con alguien fuera de pantalla, escribir en el teclado, etc., son equivalentes en una videoconferencia a hablar muy alto por el teléfono móvil en un espacio público. Las videoconferencias son algo mucho más interpersonales e interactivas que las llamadas de teléfono o los correos electrónicos, y la atención y las expresiones corporales y faciales cuentan mucho.
  • Evitar ajustes:
    Una vez que la conferencia está en marcha intenta hacer los menores ajustes posibles al ángulo de tu cámara. Quizás algunos sean necesarios como reacción a cambios ambientales (luces que se encienden o apagan automáticamente, aumento en el ruido de fondo, alguien en tu sala que necesite un plano más próximo, etc.) pero en general, hacer cambios y ajustes distraen mucho a los demás participantes y es muy molesto para quien sea que esté hablando.
  • Utiliza el “mute” si es una conferencia multipunto:
    Las tecnologías de los micrófonos no suelen distinguir entre lo que es sonido relevante y lo que no. Evita los corrillos de cotilleo puesto que serán oídos a veces con tanta claridad como la conversación principal. Si estás participando en una multiconferencia entre 3 o más partes, es bueno presionar el botón de “mute” cuando no somos nosotros los que intervenimos. Silenciar es especialmente necesario si estás participando en una conferencia de audio utilizando tu teléfono móvil, donde la señal tiende a unirse al ruido de fondo. Todo el mundo va a apreciar mucho tu consideración hacia ellos.
  • Es como estar ahí:
    Como cualquier reunión cara a cara, los ruidos perdidos y las conversaciones privadas pueden llevar la videoconferencia a un punto muerto. El resultado puede ser una asamblea virtual multitudinaria y sin control. Con la existencia de primeros  planos y planos más lejanos en una videoconferencia, el peligro de que ciertos elementos secundarios se descontrolen es particularmente alto. Por ello, y si es usted el organizador de la video conferencia, como en cualquier otra interacción cara a cara, determine un objetivo para la misma y facilite con anterioridad una agenda y unos contenidos a tratar a todos los participantes, de tal forma que ayude a que todos estén centrados. Si es participante en una reunión y no le han facilitado una agenda, no dude en pedírsela al organizador al comienzo de la conferencia.

Y para finalizar, otro elemento a no olvidar es el de estar preparado a la hora indicada, que en el mundo de la videoconferencia quiere decir unos minutos “antes” para comprobar su imagen, voz, iluminación, etc. Por supuesto, no interrumpir o hablar fuera del turno concedido, saludar a los demás participantes, y pedir un resumen de los siguientes pasos a tomar, son elementos que también podemos llevar del mundo “real” al de la imagen.

Armando Trivellato es vicepresidente Iberia e Italia de Polycom

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