Programa de acompañamiento

Por Alberto Redondo, director de marketing de SERES para Iberia y Latam

Desde principios de año, SERES ha puesto en marcha un programa de acompañamiento para ayudar a las empresas a adaptarse al Suministro Inmediato de Información (SII), conocido como IVA online, que entrará en vigor el próximo 1 de julio. SERES participa en el piloto puesto en marcha por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, AEAT, en su doble condición de proveedor de este tipo de soluciones y de empresa obligada por la nueva norma, y el programa tiene como objetivo asegurar a las empresas el total cumplimiento del SII, desde el primer día, evitando errores, repeticiones y, sobre todo, las sanciones establecidas para aquellas empresas que adopten el SII en fecha y en forma.

El programa acompaña a las empresas en todo el proceso de adaptación al SII e incluye una consultoría de cumplimiento sobre los procesos de facturación, que permite saber rápidamente si la empresa está preparada para proporcionar la información que la AEAT requiere y cumplir con la fecha. También se revisa el proceso de facturación emitida, recibida y se verifican los datos con el objetivo de identificar la capacidad de la empresa de presentar la información a la AEAT. El siguiente paso es integrar esta información con los ERPs para su automatización. De esta manera, será posible presentar los registros de IVA con la información proporcionada desde los diferentes sistemas, e integrar en cada sistema de origen la información de retorno o estado proporcionada por la AEAT (en un modelo equivalente al actual con los estados de las facturas). Una vez automatizada, se transforma el fichero en el formato utilizado habitualmente por el cliente, generando el formato aceptado por la Agencia Tributaria para la remisión de los datos de IVA necesarios para ser analizados.

El siguiente paso es la gestión los errores y, en su caso, la subsanación. Esta fase incluye un informe y una herramienta para la gestión óptima en casos urgentes, además de un cuadro de mando cuando se dispone de multitud de ERPs. El proceso concluye con la custodia de todos los documentos intercambiados para la posterior utilización por parte de la empresa si fuese necesario, ahorrando espacio en los archivos locales.

El programa de SERES incluye una herramienta para contrastar la información en forma de reporte claro y conciso, que permite consultar lo declarado por su socio y por su propia empresa. Además, el acompañamiento incluye la conexión que ofrece la red de SERES, comunicada con la AEAT de forma directa y que integra su servicio con web service de la AEAT a través de WS-Security.

El cumplimiento del SII es mucho más que adaptar el ERP, no basta con extraer un fichero del ERP de la empresa, adaptarlo a las necesidades de la AEAT y enviarlo. Implica mucho más. Requiere tener y gestionar una comunicación directa y sin fallos con la Agencia Tributaria; tener la capacidad de gestionar los errores, saber de dónde proceden y cómo solucionarlos y hacerlo sin superar los 4 días de plazo ni el día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación en que se hayan incluido las operaciones correspondientes; realizar el seguimiento de los libros de registro de forma correcta y al día, ya que ahora la AEAT tendrá toda la información y en tiempo real; contar con la disponibilidad de una persona los 365 días del año para presentar la información a la AEAT; y generar un front page amigable para perfiles no técnicos (fiscal, legal, financiero…), que esté disponible el 1 de julio