Programa de acompa帽amiento

Por Alberto Redondo, director de marketing de SERES para Iberia y Latam

Desde principios de a帽o, SERES ha puesto en marcha un programa de acompa帽amiento para ayudar a las empresas a adaptarse al Suministro Inmediato de Informaci贸n (SII), conocido como IVA online, que entrar谩 en vigor el pr贸ximo 1 de julio. SERES participa en el piloto puesto en marcha por la Agencia Estatal de Administraci贸n Tributaria, AEAT, en su doble condici贸n de proveedor de este tipo de soluciones y de empresa obligada por la nueva norma, y el programa tiene como objetivo asegurar a las empresas el total cumplimiento del SII, desde el primer d铆a, evitando errores, repeticiones y, sobre todo, las sanciones establecidas para aquellas empresas que adopten el SII en fecha y en forma.

El programa acompa帽a a las empresas en todo el proceso de adaptaci贸n al SII e incluye una consultor铆a de cumplimiento sobre los procesos de facturaci贸n, que permite saber r谩pidamente si la empresa est谩 preparada para proporcionar la informaci贸n que la AEAT requiere y cumplir con la fecha. Tambi茅n se revisa el proceso de facturaci贸n emitida, recibida y se verifican los datos con el objetivo de identificar la capacidad de la empresa de presentar la informaci贸n a la AEAT. El siguiente paso es integrar esta informaci贸n con los ERPs para su automatizaci贸n. De esta manera, ser谩 posible presentar los registros de IVA con la informaci贸n proporcionada desde los diferentes sistemas, e integrar en cada sistema de origen la informaci贸n de retorno o estado proporcionada por la AEAT (en un modelo equivalente al actual con los estados de las facturas). Una vez automatizada, se transforma el fichero en el formato utilizado habitualmente por el cliente, generando el formato aceptado por la Agencia Tributaria para la remisi贸n de los datos de IVA necesarios para ser analizados.

El siguiente paso es la gesti贸n los errores y, en su caso, la subsanaci贸n. Esta fase incluye un informe y una herramienta para la gesti贸n 贸ptima en casos urgentes, adem谩s de un cuadro de mando cuando se dispone de multitud de ERPs. El proceso concluye con la custodia de todos los documentos intercambiados para la posterior utilizaci贸n por parte de la empresa si fuese necesario, ahorrando espacio en los archivos locales.

El programa de SERES incluye una herramienta para contrastar la informaci贸n en forma de reporte claro y conciso, que permite consultar lo declarado por su socio y por su propia empresa. Adem谩s, el acompa帽amiento incluye la conexi贸n que ofrece la red de SERES, comunicada con la AEAT de forma directa y que integra su servicio con web service de la AEAT a trav茅s de WS-Security.

El cumplimiento del SII es mucho m谩s que adaptar el ERP, no basta con extraer un fichero del ERP de la empresa, adaptarlo a las necesidades de la AEAT y enviarlo. Implica mucho m谩s. Requiere tener y gestionar una comunicaci贸n directa y sin fallos con la Agencia Tributaria; tener la capacidad de gestionar los errores, saber de d贸nde proceden y c贸mo solucionarlos y hacerlo sin superar los 4 d铆as de plazo ni el d铆a 16 del mes siguiente al periodo de liquidaci贸n en que se hayan incluido las operaciones correspondientes; realizar el seguimiento de los libros de registro de forma correcta y al d铆a, ya que ahora la AEAT tendr谩 toda la informaci贸n y en tiempo real; contar con la disponibilidad de una persona los 365 d铆as del a帽o para presentar la informaci贸n a la AEAT; y generar un front page amigable para perfiles no t茅cnicos (fiscal, legal, financiero…), que est茅 disponible el 1 de julio