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Oficinas más seguras gracias a la digitalización

Texto: Schneider Electric

En el anterior artículo, analizábamos el grado de ocupación en la “nueva normalidad” de las oficinas, poniendo el foco en el papel clave de la Digitalización para afrontar en mejores condiciones la situación que nos ha tocado vivir. En este segundo artículo, profundizaremos más en el futuro de las oficinas, analizando cómo la transformación digital puede ayudarnos a facilitar y mejorar la gestión de los accesos, las áreas de trabajo, los desplazamientos y las zonas comunes, de forma que podamos garantizar el cumplimiento de las normativas y la seguridad de las personas.

Por supuesto, tales iniciativas tienen como fin principal limitar el contacto en aquellas zonas en las que existe más riesgo e impedir, así, la propagación de pandemias como la actual. Sin embargo, también resultan de gran utilidad para contener otras epidemias más comunes, como la gripe, que nos visitan cada año y tienen un fuerte impacto en la salud de los trabajadores y en la productividad de las empresas. No olvidemos que el coste directo del absentismo laboral para las compañías españolas es de 6.900 millones de euros y que, por ejemplo, en 2018 en torno al 32% del absentismo fue debido a enfermedades comunes.

Accesos al edificio

La necesidad de evitar aglomeraciones que puedan suponer un riesgo para la propagación de virus ha hecho que la recepción sea un punto crítico de nuestros edificios. Se ha hablado mucho de la instalación de sistemas de control de temperatura que nos permitan detectar si una persona tiene una temperatura corporal superior a un valor máximo establecido. Sin embargo, integrando este dato en el sistema de control del edificio podremos establecer políticas internas de mayor alcance. Por ejemplo:

  • El establecimiento de un protocolo que emita una notificación al Departamento de Salud y Seguridad y al de Recursos Humanos cuando una persona registre una temperatura superior al límite establecido. En ese caso, el/la afectado/a deberá dirigirse, primero, al Centro Médico del Edificio, si lo hubiera, para que el médico pueda tomar una decisión al respecto.
  • Analizar la distribución de casos y detectar altas concentraciones en un breve período de tiempo. Esto nos va a permitir poner en marcha medidas como la recomendación de teletrabajo, notificar al ‘Facility Manager’ del edificio que cierre temporalmente las zonas comunes (cafetería, gimnasio, etc.), adecuar los parámetros del edificio (temperatura, humedad, calidad del aire, etc.) para disminuir la posibilidad de propagación de virus e incrementar los ciclos de purificación y desinfección.
  • Otro análisis a más largo plazo nos permitiría comparar los datos de edificios ubicados en diferentes localizaciones e identificar edificios “enfermos” (una de las principales causas de bajas del personal).

Otra de las funcionalidades que podemos implementar para evitar contagios por contacto es el uso de tecnología (por ejemplo, códigos QR) que sustituya el uso tradicional de las tarjetas de acceso. La integración de los datos de acceso en el sistema de control de nuestro edificio también nos permitirá analizar tendencias horarias que, llegado el caso, nos permitan establecer diferentes horarios de entrada al centro de trabajo para evitar aglomeraciones.

Áreas de trabajo

En este apartado, el concepto de salud e higiene adquiere especial relevancia. Sobre todo, el tema de la calidad del aire. Será vital asegurar una correcta tasa de renovación del aire en función del grado de ocupación. Evidentemente, las zonas ocupadas requerirán más ciclos de renovación del aire que las vacías.

Una de las tendencias detectadas es el uso de Ozono para purificar y eliminar virus, aunque, hoy en día, no hay constatación científica de que esta sustancia acabe con el virus del Covid-19. Va a ser muy importante integrar este tipo de soluciones (sea Ozono u otro componente) en el sistema de gestión del edificio, debido a que éste está íntimamente relacionado con la climatización. Es muy importante poder gestionar estas soluciones de forma coordinada con el sistema de control de climatización y en función de los datos de ocupación.

Otro de los puntos aún pendiente de verificación científica es que el virus pueda ser eliminado bajo ciertas condiciones de temperatura y humedad. En caso de que se averiguara con seguridad, podríamos establecer protocolos para que, a partir de cierta hora y siempre que la zona o sala se encuentre vacía, se ponga en marcha un ciclo de recalentamiento con temperaturas predeterminadas.

Hay otros sistemas de desinfección que parecen ser realmente eficaces como, por ejemplo, los dispositivos de luz ultravioleta, cuya integración en el sistema de gestión del edificio podría ser interesante.

Y, por supuesto, sin olvidarnos de garantizar el confort de nuestros empleados mediante la adecuación y control de las condiciones de temperatura, niveles de CO2, iluminación, humedad y niveles de ruido.

Zonas comunes (salas de reunión, cafetería, gimnasio, aseos)

El control de los aforos de las zonas comunes se convierte en un requisito. Ya no bastará con saber si la sala de reuniones está ocupada o no: será necesario contabilizar el número de personas e, incluso, para salas grandes, verificar que su distribución sea la correcta y que no se concentran en la misma zona.

También deberá establecerse un protocolo de actuación en el caso de superar el aforo máximo de una sala. Por ejemplo, una señal visual en dicha sala y, si pasado un tiempo determinado se sigue sin respetar el aforo máximo, que el Sistema de Control del Edificio envíe una notificación al ‘Facility Manager’ para evitar dicha situación.

Y, por supuesto, con la salud como principal protagonista, pero sin olvidar la eficiencia operativa del edificio, hay que plantearse nuevas cuestiones para el uso de las zonas comunes:

  • ¿Tiene sentido que, por ejemplo, una sala habilitada para hasta 10 personas sea utilizada el 70% de su tiempo por 3 personas o menos? ¿Podemos reutilizar ese espacio para otro uso? Algunos estudios indican que el uso medio de las salas de reunión es de un 30% de la jornada laboral y que sólo el 40% de las plazas están ocupadas.
  • Vale la pena identificar las salas de reuniones más eficientes desde el punto de vista de consumo energético para priorizar su uso con respecto a otras, así como las zonas de nuestro edificio no utilizadas, para fijar unas condiciones que nos permitan disponer de ellas de una forma ágil, al mismo tiempo que reducimos los consumos energéticos y los costes asociados. O, al contrario, deshabilitar los consumos y servicios asociados de una zona o planta no utilizada.
  • Como mencionamos anteriormente, también es importante estudiar y comparar diferentes edificios, de modo que podamos identificar los más eficientes y tomar mejores decisiones sobre nuestras inversiones.

Desplazamientos dentro del edificio

Con el fin de respetar las distancias entre personas, habrá que tener muy en cuenta también cómo se realizarán los desplazamientos dentro del edificio de una zona a otra. Una de las opciones será la de implementar sistemas de guiado y sentidos de recorrido único que eviten el cruce de personas en sus desplazamientos dentro del edificio. Con el fin de analizar el grado de adopción de este tipo de medidas, sería interesante poder registrar e informar a los empleados, para su concienciación, sobre el incumplimiento (o el buen cumplimiento) de este tipo de medidas.

Los ascensores se han convertido en otro de los puntos críticos de un edificio. Por un lado, además de controlar el peso máximo, también será necesario controlar el número de personas e incluso, dependiendo de su tamaño, la distribución de estas para evitar situaciones de riesgo.

Aquí también puede ser útil establecer lógicas de funcionamiento del ascensor para que, si éste está ocupado totalmente, no pare en plantas intermedias en las que no vaya a salir nadie. Y registrar los datos de ocupación de los ascensores en función de la franja horaria para evitar aglomeraciones.

Otro punto interesante es el uso de, por ejemplo, sistemas de activación por voz, que no hagan necesario pulsar los tradicionales botones, o dispositivos que purifiquen el aire de las cabinas.

En conclusión, la salud de los trabajadores es, por supuesto, lo más importante, pero ninguna empresa debería descuidar tampoco aspectos clave como el bienestar de los empleados y la eficiencia de los edificios. En el próximo artículo ampliaremos esta última cuestión, y abordaremos también la sostenibilidad en los edificios, otra área que la digitalización nos permite abordar con éxito.

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